Los proyectos a menudo no fracasan por falta de visibilidad. Esto es sólo un síntoma de por qué el proyecto no alcanzó el resultado esperado. A menudo, un proyecto fracasa porque, en pocas palabras, el gestor de proyectos no tiene una idea clara de cómo gestionar un equipo de proyecto de manera eficaz.

En este artículo, identificamos siete buenas prácticas que cualquier líder de proyecto debe hacer, cualquiera que sea la metodología utilizada. Estas prácticas siguen las etapas de gestión del proyecto de acuerdo con el PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del Instituto de Gestión de Proyectos. También aborda las razones comunes por las que los proyectos fracasan, entre otras: mala comunicación, falta de visibilidad y prioridades incorrectas.

7 Buenas Prácticas de Líderes de Proyectos Exitosos

Definir el alcance claro del proyecto

El primer paso en nuestra lista de buenas prácticas o en cualquier proyecto es tener una idea clara de lo que es el proyecto. Esto suena simplista, pero todos sabemos que el diablo está en los detalles. Por eso es importante conocer estos detalles antes de comenzar el proyecto.

¿Cómo se define el alcance de un proyecto? Lo siguiente debe ser claro para todas las partes interesadas: usted, su equipo, socios, clientes, inversores y cualquier persona interesada en el proyecto.

  • Objetivo del proyecto. El resultado final que el proyecto intenta alcanzar. Por ejemplo, lance una aplicación para compartir el viaje.
  • Objetivos del proyecto. Los pasos mensurables necesarios para alcanzar la meta. Por ejemplo, un objetivo será formar un equipo de programadores con excelentes habilidades en mapeo, geolocalización, notificaciones push y sistemas de pago.
  • Etapas del proyecto. Una clara línea divisoria entre las fases del proyecto antes mencionadas. Por ejemplo, ¿cuándo dice que el proyecto y sus actividades han pasado de Planificación a Ejecución?
  • Presupuesto. Cuánto cuesta todo el proyecto con detalles sobre la capa y el opex.
  • Recursos. La mano de obra, el equipo y otros suministros necesarios.
  • Horario. Un gran cronograma de las fases del proyecto. En esta etapa basta con asignar las fechas objetivo para cada hito importante.

Con una imagen clara de los elementos anteriores podrá definir el alcance del proyecto. Nunca salga de esta etapa sin abordar todos los puntos anteriores; su proyecto será más propenso a fallar o tragar lentamente sin un camino claro o con una rueda perdida.

¿Están todos de acuerdo en el alcance del proyecto?

No basta con tener una imagen clara del proyecto. Todo el mundo a bordo debería estar de acuerdo con su alcance. Entre ellos se incluyen los recursos, la financiación, las expectativas, las metodologías y los productos.

Comience de arriba a abajo. Una manera lógica de conseguir los asentimientos de todos los interesados es comenzar con los jugadores que tiran de las cuerdas y trabajan hacia abajo. Por ejemplo, obtener la aprobación de los inversores y financiadores antes de formar un equipo. Usted ya puede definir su equipo central, pero los miembros adjuntos tendrán que esperar en función de la financiación que recibirá.

A cada uno lo entregable. Es importante tener claro cuáles son los resultados de cada grupo de interés. Usted necesita especificar el papel y la responsabilidad de cada miembro para manejar sus expectativas. Cuanto más detallada sea su explicación, más transparente será la relación de trabajo y más fluirá el proyecto.
Documenta el sí. Esto le protegerá y establecerá los acuerdos en piedra en caso de que surja una disputa en el futuro.

Rompe cosas grandes en cosas más pequeñas

Un proyecto se maneja mejor cuando puedes ver las partes que componen el todo. Cuando se entregan las piezas a tiempo, el conjunto entra en su lugar. O cuando ocurren cuellos de botella, a menudo, se pueden resolver cambiando algunas partes sin comprometer las otras.

Necesitará aplicar la estructura de desglose del trabajo (PEP) aquí, la herramienta estándar utilizada por los jefes de proyecto para dividir un proyecto en partes manejables. Los distintos proyectos tendrán diferentes tipos de PEP. Puede serlo:

  • Basado en tareas. Un PEP orientado al verbo que utiliza una acción específica para definir el entregable. Por ejemplo, diseñe la interfaz de usuario, forme el equipo central u obtenga fondos de segunda ronda. Este tipo se prefiere en un entorno de proyectos de ritmo rápido, haciendo hincapié en la necesidad de actuar ahora. Los productos básicos y los proyectos a corto plazo a menudo entran dentro de este tipo.
  • Basado en el producto. Un PEP basado en sustantivos definido por la parte del producto. Por ejemplo, módulo de interfaz de usuario, equipo básico o financiación de segunda ronda. Esto es preferible cuando se quiere poner más énfasis en la calidad del producto que en la velocidad. Los productos novedosos e innovadores suelen ser de este tipo.
  • En función del tiempo. Se centra en las fases del proyecto como partes. Por ejemplo, el proyecto se mide mensualmente, trimestralmente y anualmente. El PEP en función del tiempo es ideal para proyectos a largo plazo para ayudarle a mantener el enfoque.
    Cualquiera que sea el tipo de PEP que utilice o una combinación de ambos, generalmente, debería poder desglosar lo siguiente en sus partes:
  1. Metas en objetivos
  2. Proyectos en subproyectos
  3. Tareas en subtareas
  4. Presupuesto en capex y opex
  5. Departamentos en equipos

Crear una línea de tiempo

Una vez que tenga el alcance del proyecto, todos a bordo y los detalles identificados, es hora de trazar el camino crítico. Esta es la secuencia de actividades que necesita realizar durante un período de tiempo definido, en resumen: programar las tareas y los entregables.

Una buena práctica sobre cómo gestionar un equipo de proyecto de manera efectiva es utilizar una línea de tiempo visual. Muestra de forma concreta los pasos y tareas en orden cronológico y trazados en función de sus plazos. Muestra las acciones pasadas, presentes y futuras para completar el proyecto.

Hay diferentes tipos de líneas de tiempo, cada uno con sus ventajas y desventajas. Aquí están las comunes:

  • Diagrama de Gantt. El tipo más utilizado que muestra una línea horizontal que mapea los periodos de tiempo. Eventos, acciones y tareas se trazan contra esta línea, de una manera que es fácil ver cuáles son en el pasado, presente o futuro. Las tareas dependientes están enlazadas entre sí, lo que facilita la visualización de la secuencia de realización de tareas.
  • Orden cronológico. Una simple presentación de los periodos de tiempo en una línea horizontal que representa los hitos del proyecto. En cierto modo, es una parte del diagrama de Gantt utilizada principalmente para proyectos simples y directos
  • Kanban. Utiliza tarjetas móviles en los tableros para organizar las tareas de izquierda a derecha con la primera como punto de partida y la segunda como punto final. Las tablas se pueden mover a través de la línea de tiempo donde sea necesario para ajustarse a los cambios.

Aplique estos tres puntos importantes y podra notar los buenos resultados que vienen de la mano de estas ideas.